Welche Unterlagen brauchen Eigentümer für Immobilienbewertung und Verkauf?

Für eine erste Einschätzung einer Immobilie muss noch kein vollständiger Verkaufsordner vorliegen.

Im weiteren Verlauf werden belastbare Unterlagen jedoch zunehmend wichtig. Sie helfen, Flächen und Eigentumsverhältnisse zu prüfen, Besonderheiten früh zu erkennen, ein Exposé korrekt aufzubauen und Rückfragen von Käufern, Banken oder dem Notariat zu beantworten.

Welche Dokumente benötigt werden, hängt von der Immobilie ab. Ein Einfamilienhaus braucht andere Ergänzungen als eine Eigentumswohnung, eine vermietete Immobilie oder ein Baugrundstück.

Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterlagen nach typischen Fallgruppen.

Nicht jedes Dokument wird in jedem Fall benötigt. Entscheidend ist, dass die Angaben, die für Bewertung und Verkauf verwendet werden, nachvollziehbar und widerspruchsfrei sind.

1. Welche Unterlagen reichen für eine erste Marktpreiseinschätzung?

Für ein erstes Gespräch genügen häufig die wesentlichen Eckdaten:

• genaue Lage,

• Grundstücksgröße,

• Wohn- und Nutzflächen,

• Baujahr,

• Immobilienart,

• Grundrisse, soweit vorhanden,

• Informationen zu Modernisierungen,

• Heizungsart und energetischem Zustand,

• aktuelle Nutzung,

• bekannte Besonderheiten oder Schäden.

Je nach Objekt können Fotos oder vorhandene Bauunterlagen ergänzend helfen.

Fehlen einzelne Dokumente, ist das kein Grund, ein erstes Gespräch oder eine Vorprüfung aufzuschieben. Zu Beginn lässt sich feststellen, welche Angaben bereits ausreichen und welche Unterlagen für eine belastbarere Einordnung noch benötigt werden.

2. Grundbuch und bestehende Belastungen

Ein aktueller Grundbuchauszug gehört zu den zentralen Unterlagen eines Immobilienverkaufs.

Er zeigt unter anderem Eigentumsverhältnisse sowie eingetragene Rechte und Belastungen. Dazu können beispielsweise Wegerechte, Wohnrechte, Dienstbarkeiten oder Grundschulden gehören.

Eine eingetragene Grundschuld verhindert den Verkauf nicht. Sie verschwindet allerdings auch nicht automatisch mit dem Verkauf.

Besteht noch ein Darlehen, muss frühzeitig geklärt werden, wie es abgelöst wird und welche Unterlagen die finanzierende Bank für die Lastenfreistellung benötigt. Die Abwicklung erfolgt später im Zusammenspiel von Bank und Notariat.

Bei einer vorzeitigen Darlehensablösung kann je nach Vertrag außerdem eine Vorfälligkeitsentschädigung relevant werden. Diese Frage ist von der eigentlichen Immobilienbewertung getrennt zu betrachten.

3. Grundrisse und Flächenberechnungen

Grundrisse, Wohnflächen- und Nutzflächenberechnungen sind für Käufer und Banken besonders wichtig.

Gerade bei älteren Immobilien stimmen vorhandene Pläne und der heutige Zustand nicht immer vollständig überein. Räume wurden zusammengelegt, Dachgeschosse ausgebaut, Terrassen überdacht oder Anbauten ergänzt.

Solche Unterschiede sollten vor der Vermarktung erkannt werden.

Auch Flächenangaben verdienen eine Prüfung. Eine Zahl aus einem alten Exposé oder Versicherungsunterlagen ist nicht automatisch eine verlässliche Wohnflächenberechnung.

Wenn Unterlagen widersprüchlich sind, sollte geklärt werden, welche Grundlage für die Vermarktung verwendet werden kann und ob eine neue Berechnung sinnvoll ist.

4. Bauunterlagen und Bauakte

Baugenehmigungen, genehmigte Pläne, Baubeschreibungen und weitere Bauunterlagen helfen dabei, den genehmigten Zustand einer Immobilie nachzuvollziehen.

Besonders wichtig wird das bei späteren Umbauten, Anbauten, Dachgeschossausbauten oder Nutzungsänderungen.

Sind zu Hause keine vollständigen Unterlagen mehr vorhanden, kann je nach Zuständigkeit eine Einsicht in die Bauakte helfen.

Nicht jede ältere Abweichung ist automatisch problematisch. Sie sollte aber bekannt sein, bevor Käufer oder deren Bank sie während der Prüfung entdecken.

5. Flurkarte und Katasterdaten

Die Flur- oder Liegenschaftskarte zeigt unter anderem Flurstück, Grenzen und eingetragene Gebäude.

Sie ist besonders bei Häusern und Grundstücken eine wichtige Grundlage.

Aus einer Flurkarte lässt sich jedoch nicht ableiten, ob ein bestimmtes Bauvorhaben zulässig ist. Sie dokumentiert Katasterinformationen, ersetzt aber weder einen Bebauungsplan noch eine planungsrechtliche Prüfung.

Bei Baugrundstücken sind deshalb regelmäßig weitere Informationen erforderlich. Einen Überblick dazu gibt der Ratgeber „Baugrundstück in Regensburg und im Landkreis verkaufen“.

6. Energieausweis und energetische Angaben

Beim Verkauf eines Gebäudes oder einer Wohnung ist regelmäßig ein gültiger Energieausweis erforderlich.

Die gesetzlichen Angaben aus dem Energieausweis müssen – soweit die Voraussetzungen vorliegen – bereits in Immobilienanzeigen berücksichtigt werden. Spätestens bei der Besichtigung ist der Energieausweis vorzulegen oder deutlich sichtbar auszuhängen; nach Abschluss des Kaufvertrags ist er zu übergeben.

Daneben sind für Käufer häufig weitere Informationen interessant: Heizungsart, Baujahr der Anlage, bekannte Modernisierungen, Fenster, Dach oder Dämmmaßnahmen.

Der Energieausweis ersetzt keine technische Untersuchung des Gebäudes. Er liefert aber einen wichtigen Teil der energetischen Informationen für die Vermarktung.

7. Bekannte Schäden und abweichende Zustände dokumentieren

Bekannte Feuchtigkeitsschäden, Undichtigkeiten, technische Probleme oder andere erhebliche Mängel sollten nicht erst während der Kaufvertragsvorbereitung auftauchen.

Gleiches gilt für bekannte Abweichungen zwischen Plänen und tatsächlichem Zustand.

Nicht jede ältere Ausstattung oder jeder Renovierungsbedarf ist ein Mangel. Ein Badezimmer aus den 1980er-Jahren kann technisch funktionieren und dennoch modernisierungsbedürftig sein.

Anders liegt der Fall bei einem bekannten Schaden.

Ein vertraglicher Haftungsausschluss schützt einen Verkäufer nicht, wenn ein Mangel arglistig verschwiegen wurde. Bei rechtlich oder technisch unklaren Sachverhalten sollte deshalb rechtzeitig fachlicher Rat eingeholt werden.

8. Welche Unterlagen werden bei einer Eigentumswohnung zusätzlich benötigt?

Bei einer Eigentumswohnung verkauft der Eigentümer nicht nur die Wohnung selbst, sondern einen Miteigentumsanteil am gemeinschaftlichen Eigentum.

Deshalb sind zusätzliche Unterlagen notwendig.

Wichtig sind insbesondere:

• Teilungserklärung,

• Gemeinschaftsordnung,

• Aufteilungsplan,

• aktueller Wirtschaftsplan,

• letzte Jahresabrechnung,

• Vermögensbericht,

• Höhe der Erhaltungsrücklage,

• Beschlusssammlung,

• relevante Protokolle der Eigentümerversammlungen,

• geplante Maßnahmen und bekannte Sonderumlagen,

• Kontaktdaten der Verwaltung.

Käufer wollen beispielsweise wissen, ob größere Sanierungen beschlossen oder absehbar sind und wie die Gemeinschaft finanziell aufgestellt ist.

Je nach Gemeinschaftsordnung kann außerdem vereinbart sein, dass für die Veräußerung die Zustimmung anderer Wohnungseigentümer oder eines Dritten – häufig des Verwalters – erforderlich ist. Eine solche Zustimmungspflicht besteht nicht automatisch, sollte aber geprüft werden.

9. Was ist bei vermieteten Immobilien wichtig?

Bei einer vermieteten Immobilie gehört der bestehende Mietvertrag zu den wesentlichen Verkaufsunterlagen.

Ergänzend sind insbesondere relevant:

• sämtliche Nachträge,

• aktuelle Miethöhe,

• Angaben zur Kaution,

• Betriebskosten und Vorauszahlungen,

• besondere Vereinbarungen,

• gegebenenfalls Informationen zu offenen Forderungen.

Bei Mehrfamilienhäusern ist eine strukturierte Miet- und Flächenübersicht sinnvoll.

Für Kapitalanleger zählt die tatsächlich bestehende Mietsituation. Eine theoretisch möglicherweise höhere Miete sollte nicht so dargestellt werden, als werde sie bereits erzielt.

Bei der Weitergabe von Mietunterlagen sind außerdem personenbezogene Daten zu berücksichtigen. Gerade in frühen Vermarktungsphasen kann es sinnvoll sein, nicht benötigte persönliche Angaben zu schwärzen und nur die für die Kaufprüfung erforderlichen Informationen weiterzugeben.

10. Welche Unterlagen braucht man bei einer geerbten Immobilie?

Bei einer geerbten Immobilie muss die Erbfolge nachgewiesen werden können.

Das geschieht häufig durch einen Erbschein. Bei einer öffentlichen Verfügung von Todes wegen – beispielsweise einem notariellen Testament oder Erbvertrag – kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch diese zusammen mit der Eröffnungsniederschrift ausreichen.

Besteht eine Erbengemeinschaft, müssen die Miterben den Verkauf gemeinsam tragen.

Deshalb sollte früh geklärt sein, wer verfügungsberechtigt ist und ob das Grundbuch bereits berichtigt wurde beziehungsweise welche Nachweise für die spätere Abwicklung benötigt werden.

11. Was benötigen Käufer, Bank und Notariat?

Die Anforderungen einer finanzierenden Bank unterscheiden sich je nach Kreditinstitut und Immobilie.

Typischerweise werden Unterlagen zu Lage, Grundstück, Flächen, Bauzustand, Energie, Grundbuch und Kaufpreis benötigt. Bei Eigentumswohnungen oder vermieteten Objekten kommen weitere Dokumente hinzu.

Eine gut vorbereitete Unterlagenlage erleichtert deshalb nicht nur die Vermarktung, sondern auch die Finanzierungsprüfung des Käufers.

Das Notariat benötigt später unter anderem Angaben zu Eigentümern, Käufer, Kaufpreis, Belastungen, Übergabe und weiteren vertraglichen Vereinbarungen. Es prüft die für die Vertragsabwicklung maßgeblichen Grundbuchinformationen und organisiert bei bestehenden Belastungen die Voraussetzungen für die Lastenfreistellung.

12. Woher bekommt man fehlende Unterlagen?

Je nach Dokument kommen unterschiedliche Stellen infrage:

• Grundbuchamt,

• Vermessungsverwaltung,

• Bauaufsichtsbehörde beziehungsweise Bauaktenarchiv,

• Hausverwaltung,

• Energieberater,

• Architekten oder frühere Planer,

• Handwerksbetriebe,

• finanzierende Banken.

Nicht jede denkbare Unterlage muss vorsorglich neu beschafft werden.

Zuerst sollte geklärt werden, welche Dokumente für die konkrete Immobilie tatsächlich relevant sind. Bei älteren Unterlagen ist außerdem zu prüfen, ob sie noch den heutigen Zustand wiedergeben.

Wie ich bei fehlenden Unterlagen unterstütze

Zu Beginn einer Verkaufsvorbereitung prüfe ich, welche Informationen bereits vorhanden sind und wo noch Klärungsbedarf besteht.

Eigentümer müssen dafür keinen vollständigen Verkaufsordner vorbereitet haben. Zunächst lässt sich feststellen, welche Unterlagen für die konkrete Immobilie tatsächlich benötigt werden. Soweit möglich, kann ich fehlende Dokumente mit entsprechender Vollmacht bei den zuständigen Stellen anfordern.

So entsteht eine verlässliche Grundlage für Marktpreiseinschätzung, Exposé und Vermarktung. Gleichzeitig können Kaufinteressenten und deren Finanzierungspartner die Immobilie später nachvollziehbar prüfen.

Für ein erstes Gespräch genügt deshalb zunächst das, was bereits vorhanden ist.

Der Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer-, Finanzierungs-, Energie- oder technische Beratung. Welche Unterlagen im konkreten Fall erforderlich sind, hängt von Immobilie, Nutzung und Verkaufssituation ab.